Dokumentenmanagement

Unsere Lösungen unterstützen Sie dabei, Ihre papiergebundenen Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Die Kombination digitaler Kopier- und Scansysteme mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO (Elektronischer Leitz Ordner) macht dieses möglich. Die elektronische Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten erfolgt dabei rechtskonform. Intelligente Suchfunktionen und individuelle Workflows sorgen für effizientes Arbeiten. Nutzen Sie das Enterprise Content Management (ECM) als zentrale Wissensplattform, in welcher digitale und papiergebundene Informationen zusammenlaufen und allen Mitarbeitern bei Bedarf blitzschnell zur Verfügung stehen.

Von der einfachen Installation über das Scannen, Indexieren, Archivieren, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten bis zum Drucken und Versenden von Papier- und PC-Dokumenten bieten Dokumentenmanagement-Lösungen alle nötigen Komponenten für ein zukunftssicheres und flexibles Dokumentenmanagement.

Auf Grund unserer langjährigen Erfahrung begleiten wir Sie von der ersten „Ist-Aufnahme“ über Installation und Anpassung bis zur Schulung der Anwender.

Unsere DMS-Dienstleistungen umfassen

  • IST-Analyse der Arbeitsprozesse im Vorfeld
  • Consulting, Erfassung der Soll-Anforderungen, Pflichtenhefterstellung, Projektierung
  • Installation
  • Anpassung
  • Schulung, Support
Dokumentenmanagement ELO 2

  • ELO Enterprise: hohes Leistungspotential für anspruchsvolle Aufgaben
  • ELO Professional: multiple Lösung für kooperative Zusammenarbeit und effiziente Kommunikation
  • ELO Office: Unkomplizierte und zeitsparende Ablage, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten

Rechnungsmanagement: ELO Business Solution Invoice

 

Zahlreiche Rechnungen erreichen Tag für Tag die Unternehmen. Seien es elektronische oder papierbasierte Rechnungen, Belege im PDF- oder ZUGFeRD-Format – die Herausforderung liegt darin, die unterschiedlichen Formate und die hohe Anzahl an Eingangsrechnungen schnell, sicher, effizient und kostengünstig zu bearbeiten. Dies betrifft nicht nur die Erfassung, Prüfung, Kostenzuordnung und Freigabe. Vielmehr spielt auch die abschließende Buchung und die Veranlassung der Zahlung eine wichtige Rolle. Somit ist eine Verzahnung mit bestehenden ERP-Systemen zwingend notwendig. Mit einer Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen lässt sich dieser Prozess beschleunigen und effizient und jederzeit nachvollziehbar umsetzen. Mit der ELO Business Solution Invoice werden Eingangsrechnungen vollständig verarbeitet und die Daten abschließend automatisch in das ERP-System übernommen. Mit dem Rechnungseingangs-Cockpit behalten Sie alle eingehenden Rechnungen im Blick. Verschiedene Auswertungssichten und Reporting-Funktionen sorgen für Transparenz und ein effizientes Rechnungsmanagement.

 

ELO Business Solution Invoice Flyer

E-Mail Archivierung ist Pflicht

Unternehmer und auch Freiberufler sind dazu verpflichtet, geschäftlich relevante E-Mails zu archivieren. In den einschlägigen Vorschriften wie GDPdU bzw. GoBS ist diese Archivierungspflicht festgeschrieben: Digital erzeugte Dokumente müssen digital aufbewahrt werden.

Gerade kleinere Unternehmen und Büros stellt dieses Gesetz vor neue Herausforderungen, denn Speicherungen auf Festplatten über MS-Outlook eignen sich nicht für eine revisionssichere Archivierung über einen Zeitraum von 10 Jahren. Wir empfehlen für die E-Mail-Archivierung ELO XC oder ELO Mail.

Die GOBD kommen

GOBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Bisher regeln eine Reihe unterschiedlicher Schreiben und Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen den Umgang mit elektronischen Daten und Dokumenten aus steuerrechtlicher Sicht, u.a. die GoBS, die GDPdU und die FAQ zum Datenzugriff. Direkt betroffen hiervon ist auch der Einsatz von Dokumenten Management Systemen für die Aufbewahrung von steuerlich relevanten Belegen.

Schon länger bestand der Plan, diese einzelnen Vorschriften in einem Schreiben zusammen zu fassen und zu aktualisieren, um so eine klare Rechtsgrundlage für die abgabepflichtigen Unternehmen zu schaffen. Seit Mai 2014 liegt nun ein aktueller Entwurf dieses neuen Schreibens zur Verabschiedung vor.