Sie haben noch Papierakten, die Sie digitalisieren möchten? Gerne vermitteln wir Ihnen den Kontakt zu einer Partnerfirma, der die Digitalisierung der Akten für Sie übernimmt.
Dokumentenarchivierung – möglicher Leistungsumfang
- Unterstützung bei der Erstellung der Dokumentenstrukturierung und Dateibenennung
- Aufbereitung der Dokumente zur späteren Übernahme in DMS-Programme
- Erstellen von Musterarchiven und Datenstrukturen zur abschließenden Auftragsfreigabe
- Präsentation unserer Werkstatt und Darstellung der äußeren Gegebenheiten zur Wahrung der Datensicherheit
- Ausarbeitung des Vertrages über die Auftragsdatenverarbeitung i.S. der DSGVO
- Ausarbeitung der zugehörigen Anlage über die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten des Auftraggebers
- Ausarbeitung der Prozessbeschreibung als Grundlage der Auftragsdurchführung
- Abholung der Dokumente mit eigenem Fahrzeug (versicherter Transport)
- Dokumentation der Dokumentenübernahme und der weiteren Prozessschritte
- Vorbereitung: Die Akten werden entsprechend der erarbeiteten Gliederungsstruktur für den Scanprozess vorbereitet.
- Scannen: Das Material wird mit einer Auflösung von max. 300 dpi farbig/durchsuchbar gescannt und im Format PDF/A gespeichert (abweichende Formate möglich).
- Kontrolle: Die Scanergebnisse werden stichpunktartig überprüft (Vollständigkeit und Qualität).
- Aktenvernichtung (optional): Nach Freigabe durch die Auftraggeber können die Akten entsprechend Sicherheitsstufe 3 der DIN 66399 durch einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb (ebenfalls WfbM) entsorgt werden. Hierzu erhält der Kunden einen entsprechenden Vernichtungsnachweis.